Cahan Tekstil

KVKK Politikası

Kişisel Verilerin Korunması Kanunu Başvuru Formu  

 

ÇAHAN TEKSTİL SAN. VE TİC. A. Ş.

KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI VE İŞLENMESİ POLİTİKASI

 

Versiyon 0.1

……/…./2020

 

 İÇİNDEKİLER

1.      GİRİŞ. 2

1.1.  Politikanın Amacı ve Kapsamı 2

1.2.  Yürürlük ve Değişiklik. 2

2.      ŞİRKETİMİZİN YÜRÜTTÜĞÜ FAALİYETLER.. 2

3.      ŞİRKETİMİZİN YÜRÜTTÜĞÜ KİŞİSEL VERİ İŞLEME FAALİYETLERİNE YÖNELİK VERİ SAHİPLERİ, VERİ İŞLEME AMAÇLARI VE VERİ KATEGORİLERİ. 4

2.1.  Veri Sahipleri 4

2.2.  Kişisel Veri İşleme Amaçları 4

2.3.  Kişisel Veri Kategorileri 5

4.      KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENMESİNE İLİŞKİN İLKELER VE ŞARTLAR.. 6

3.1.  Kişisel Verilerin İşlenmesine İlişkin İlkeler 6

3.2.  Kişisel Verilerin İşlenmesine İlişkin Şartlar 7

3.3.  Özel Nitelikli Kişisel Verilerin İşlenmesine İlişkin Şartlar 8

5.      KİŞİSEL VERİLERİN AKTARILMASI. 8

6.      VERİ SAHİPLERİNİN AYDINLATILMASI VE VERİ SAHİPLERİNİN HAKLARI. 10

7.      KİŞİSEL VERİLERİN SİLİNMESİ, YOK EDİLMESİ, ANONİM HALE GETİRİLMESİ. 11

8.      KANUN KAPSAMI VE UYGULANMASINA İLİŞKİN KISITLAMALAR.. 11


 

1.          GİRİŞ

1.1.       Politikanın Amacı ve Kapsamı

1.              
6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“Kanun”) 7 Nisan 2016 tarihinde
yürürlüğe girmiş olup; işbu
Çahan Kişisel
Verilerin İşlenmesi ve Korunması Politikası (“Politika”),
Çahan Tekstil San. Ve Tic. A.Ş.’nin (“Çahan” veya Şirket”) Kanuna
uyumluluğunun sağlanmasını ve Şirket tarafından kişisel verilerin korunması ve
işlenmesine ilişkin yükümlülüklerin yerine getirilmesinde uyulacak prensiplerin
belirlenmesini amaçlamaktadır.

Politika,
kişisel verilerin işleme şartlarını belirlemekte ve kişisel verilerin
işlenmesinde Şirket tarafından benimsenen ana ilkeleri ortaya koymaktadır. Bu
çerçevede Politika, Şirket tarafından Kanun kapsamındaki tüm kişisel veri
işleme faaliyetlerini, Şirket’in işlediği tüm kişisel verilerin sahiplerini ve
işlediği tüm kişisel verileri kapsamaktadır.

Şirket çalışanlarının kişisel
verilerinin işlenmesine ilişkin hususlar, işbu Politika’nın kapsamında olmayıp,
Çahan Çalışan Kişisel Verilerinin İşlenmesi ve Korunması Politikası’nda ayrıca
düzenlenmektedir.

 

Politika’da kullanılan terimlere ilişkin tanımlar EK-1’de bulunmaktadır.

 

1.2.       Yürürlük ve Değişiklik

Politika, Şirket tarafından internet sitesinde yayımlanarak kamuoyuna sunulmuştur. Başta Kanun olmak üzere yürürlükteki mevzuat ile bu Politika’da yer verilen düzenlemelerin çelişmesi halinde mevzuat hükümleri uygulanır.

Şirket, yasal düzenlemelere paralel olarak Politika’da değişiklik yapma hakkını saklı tutar. Politika’nın güncel versiyonuna Şirket web sitesinden https://cahan.com.tr/ erişilebilir.

2.          ŞİRKETİMİZİN YÜRÜTTÜĞÜ FAALİYETLER

·         Personel ve İnsan Kaynakları faaliyetlerinin yürütülmesi sebebiyle kişisel veriler işlenebilmektedir.

·       İş sağlığı ve güvenliği faaliyetlerinin yürütülmesi sırasında, kişisel veriler işlenebilmekte ve yetkili kuruluşlar ile ek önlemler alınarak paylaşılabilmektedir.

·       İş başvurularının toplanması sırasında, çalışan adaylarının çeşitli platformlardan elde edilen kişisel verileri toplanabilmekte ise şirket politikalarına uygun olmayan veriler bakımından imha prosedürleri
uygulanmaktadır.

·       Personel işe girişlerinin yapılması, özlük dosyalarının oluşturulması sebebiyle çalışanların dışındaki kişi gruplarının da kişisel verileri elde edilebilmektedir.

·       Personel özlük işlerinin takibi, izin süreçleri, maaş haczi süreçleri sırasında kişisel veriler elde edilebilmektedir.

·     Personel özlük işlerini takibi çeşitli yazılımlar ve hizmet sağlayıcıları aracılığıyla gerçekleştirilmekte ve veriler bu şekilde kayıt altına alınmaktadır.

·     Taşeron işlerinin takibi sırasında tedarikçi çalışanlarının kişisel verileri elde edilebilmektedir.

·         Sözleşmeli avukata iş devredilmesi, yetkili kamu kurum ve kuruluşlarına bilgi verilmesi faaliyetleri kapsamında elde edilen veriler aktarılabilmektedir.

·        Şirketin satın alma, sipariş süreçlerinin yürütülmesi faaliyetleri çerçevesinde, bu sürece katılan ilgili kişilere ilişkin kişisel veriler iletişim faaliyetlerinin yürütülmesi, sipariş süreçlerinin yürütülmesi tekliflerin alınması, sözleşmelerin yapılması, cari kart oluşturulması amaçlarıyla işlenebilmekte ve bu sürece dahil olan üçüncü kişilerle paylaşılabilmektedir. Bu durumda ek önlemler alınmaktadır.

·         Şirketin üretim, bakım, denetim faaliyetlerinde çalışanlara ve müşteri çalışanlarına ilişkin kişisel verilerin işlenmesi söz konusu olabilmekte gerektiğinde aktarılabilmektedir.

·         Şirketin pazarlama faaliyetlerinin yürütülmesi çerçevesinde bu sürece katılan ilgili kişilere ilişkin kişisel veriler iletişim faaliyetlerinin yürütülmesi, tekliflerin alınması, sözleşmelerin yapılması amaçlarıyla işlenebilmekte ve bu sürece dahil olan üçüncü kişilerle paylaşılabilmektedir. Bu durumda ek önlemler alınmaktadır.

·         Bilgi teknolojileri faaliyetleri kapsamında, Şirket üçüncü taraf olan hizmet sağlayıcılarından sunucu, yazılım, donanım, bakım desteği almakta olup, şirket tarafından kullanılan yazılım ve donanımlar yoluyla kişisel veriler işlenebilmekte ve elektronik ortamda da saklanabilmektedir.  Haberler, organizasyonlar ve etkinliklerin paylaşılması internet sitesinde ilgili kişilerin onayı ile görsel ve işitsel kayıtlara ilişkin veriler paylaşılabilmektedir.

·         5651 sayılı “İnternet Ortamında Yapılan Yayınların Düzenlenmesi Ve Bu Yayınlar Yoluyla İşlenen Suçlarla Mücadele
Edilmesi Hakkında Kanun
” kapsamında, iletişim, e-posta ve internet trafiğinin takibi ve e-posta içeriği gibi tüm veriler Şirket tarafından işlenebilmektedir.

·         Şirkete ait internet sitesi üzerinden; “Bize Ulaşın” kısmından abone olunması halinde müşteri ya da üçüncü kişilerin e-mail,telefon, ad soyad olan iletişim ve kimlik verileri işlenebilmektedir.

·         İletişim, e-posta ve internet trafiğinin takibi faaliyetleri çerçevesinde e-posta içerikleri ve gönderilme tarihi gibi tüm
veriler ve Şirket tesis ve yerleşkelerinde sağlanan internet erişimine ilişkin veriler toplanabilmekte, yerel serverda saklanabilmektedir.

·         Güvenlik kameraları ile Şirket binalarının ve yerleşkelerinin bazı bölümleri izlenebilmektedir.

·         Finans ve muhasebe faaliyetlerinin yürütülmesi çerçevesinde, bankalar ile sözleşme süreçlerinin yürütülmesi, ödemelerin yapılması, beyannamelerin verilmesi, faturaların kesilmesi, işlenmesi, tahsilatların yapılması, şirket yönetim faaliyetlerinin gerçekleştirilmesi, mali denetimlerin yaptırılması, teşvik süreçlerinin yürütülmesi, noter ve benzeri kamu kurum kuruluşları ile süreçlerinin yürütülmesi sırasında kişisel verileriniz işlenebilmekte ve paylaşılabilmektedir. Bu faaliyetlerin gerçekleştirilmesi için Şirket üçüncü taraf hizmet sağlayıcılarından yazılım desteği almaktadır.

·         Genel Müdürlük çatısı altında genel kurul yönetim süreçlerinin yürütülmesi faaliyeti kapsamında yönetim kurulu hissedar ve çalışan verileri işlenebilmektedir.

·         Web sitesinin yönetilmesi sırasında, Web sitesinden “e-posta listemize kaydolun” kısmından kayıtların toplanması, Yönetim Kurulu Başkanı, Yönetim Kurulu Üyesi ve Genel Müdürün özgeçmişinin web sitesinde paylaşılması, memnuniyet anketinin doldurulması, Organizasyon, etkinliklerin fotoğraflarının haber niteliğinde web sitesinde
paylaşılması, İletişim formunun doldurulması, Canlı destek verilmesi sırasında kişisel veriler işlenebilmektedir.

·         E-ticaret faaliyetleri kapsamında,

·       Pazar yerleri müşterileri üzerinden siparişlerin alınması, iadelerin yapılması sipariş ile gelen müşteri verilerinin işlenmesi sırasında kimlik, iletişim, müşteri işlem bilgileri elde edilebilmektedir.

·      Pazar yerleri tarafından paylaşılan bilgiler malın teslim ve iade faaliyetleri sebebiyle işlenmekte, Lojistik ve Kargo şirketleri ile paylaşılabilmektedir.

·      Web sitesi üyelik süreçleri, web sitesi üyesinin sipariş aşamasına geçmesi, siparişi tamamlanması, gizlilik ve güvenlik sözleşmesi yapılması ve mesafeli satış sözleşmesi yapılması, fatura düzenlenmesi, kredi kartı ödemelerinin alınması sırasında kişisel veriler gerekli önlemler ve onaylar alınarak toplanmaktadır.

·       Kurumsal ve Bireysel satışlarda web sitesi üzerinden üyelik olmaksızın satış faaliyetlerinin gerçekleştirilmektedir.

·       Ürün iadesi alınması faaliyetleri kapsamında kişisel veri işlenmektedir.

·      Web sitesi üzerinden müşteri destek hattı ve bize ulaşın kısmından talep ve şikayetlerin alınması takip edilmesi sırasında kişisel veriler toplanmaktadır.

·      Web sitesi üzerinden bize ulaşın kısmından alınan mesajlar müşteri ilişkileri bölümüne iletilmektedir.

 

3.          ŞİRKETİMİZİN YÜRÜTTÜĞÜ KİŞİSEL VERİ İŞLEME FAALİYETLERİNE YÖNELİK VERİ SAHİPLERİ, VERİ
İŞLEME AMAÇLARI VE VERİ KATEGORİLERİ

2.1.      Veri Sahipleri

Politika kapsamındaki veri sahipleri, Şirket tarafından kişisel verileri işlenmekte olan Şirket çalışanları dışındaki tüm gerçek kişilerdir. Bu çerçevede genel olarak veri sahibi kategorileri aşağıdaki şekildedir:

VERİ SAHİBİ KATEGORİLERİ

AÇIKLAMA

1.     
 

Çalışan Adayı

Şirket’e CV göndererek veya başka yöntemlerle iş
başvurusu yapan gerçek kişiler

 

2.     
 

Çalışan Aile

Şirkette çalışanların aile bireyleri

 

3.     
 

Müşteri Çalışanı

Şirket ile herhangi bir sözleşmesel
ilişkisi olup olmadığına bakılmaksızın kişisel verileri elde edilen gerçek
kişiler veya sözleşmesel ilişki olan müşterilerin çalışanları

 

4.     
 

Müşteri Yetkilisi

Tüzel kişi
müşterilerin yetkilileri veya gerçek kişi müşterinin kendisi

 

5.     
 

Müşteri /Ürün veya Hizmet Alan

İnternet üzerinden veya mağazalardan direkt mal ve
hizmet satılan gerçek kişi

 

6.     
 

Tedarikçi Çalışanı

Şirketin ürün veya
hizmet aldığı şirketlerin çalışanları

 

7.     
 

Tedarikçi Yetkilisi

Şirketin ürün veya
hizmet aldığı şirketlerin yetkilileri

 

8.     
 

Yönetim Kurulu

Şirket’in yönetim kurulu
üyesi gerçek kişiler

 

9.     
 

İmza Yetkilileri

Şirket’in imza yetkilisi gerçek kişiler

 

10.  
 

Hissedar

Şirket’in hissedarı/
ortağı gerçek kişiler

 

11.  
 

Üçüncü Kişi

Yukarıda yer verilen veri sahibi kategorileri ile
Şirket çalışanları harici gerçek kişiler

 

12.  
 

Ziyaretçi/Web Ziyaretçi

Şirket binasına giriş yapan üçüncü kişiler, ile web
sitesini ziyaret eden kişiler

 
     

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Veri sahibi kategorileri genel bilgi paylaşımı amacıyla belirtilmiştir. Veri sahibinin, bu kategorilerden herhangi birinin kapsamına girmemesi, Kanun’da belirtildiği şekilde veri sahibi niteliğini ortadan kaldırmamaktadır.

2.2.       Kişisel Veri İşleme Amaçları

Şirket tarafından kişisel verileriniz ve özel nitelikli kişisel verileriniz, Kanun’da ve ilgili mevzuatta yer alan kişisel veri işleme şartlarına uygun olarak aşağıdaki amaçlarla işlenebilmektedir:

 

§  Bilgi Güvenliği Süreçlerinin Yürütülmesi

§  Çalışan Adaylarının Başvuru Süreçlerinin Yürütülmesi

§  Çalışanlar İçin İş Akdi Ve Mevzuattan Kaynaklı Yükümlülüklerin Yerine Getirilmesi

§  Denetim / Etik Faaliyetlerinin Yürütülmesi

§  Erişim Yetkilerinin Yürütülmesi

§  Faaliyetlerin Mevzuata Uygun Yürütülmesi

§  Finans Ve Muhasebe İşlerinin Yürütülmesi

§  Fiziksel Mekan Güvenliğinin Temini

§  Hukuk İşlerinin Takibi Ve Yürütülmesi

§  İletişim Faaliyetlerinin Yürütülmesi

§  İnsan Kaynakları Süreçlerinin Planlanması

§  iletişim faaliyetlerinin yürütülmesi

§  İş Sağlığı / Güvenliği Faaliyetlerinin Yürütülmesi

§  Mal / Hizmet Satın Alım Süreçlerinin Yürütülmesi

§  Mal / Hizmet Satış Süreçlerinin Yürütülmesi

§  Mal / Hizmet Üretim Ve Operasyon Süreçlerinin Yürütülmesi

§  Müşteri İlişkileri Yönetimi Süreçlerinin Yürütülmesi

§  Organizasyon Ve Etkinlik Yönetimi

§  Pazarlama analiz çalışmalarının yürütülmesi

§  Reklam / Kampanya / Promosyon Süreçlerinin Yürütülmesi

§  Risk Yönetimi Süreçlerinin Yürütülmesi

§  Saklama Ve Arşiv Faaliyetlerinin Yürütülmesi

§  Sözleşme Süreçlerinin Yürütülmesi

§  Talep / Şikayetlerin Takibi

§  Taşınır Mal Ve Kaynakların Güvenliğinin Temini

§  Ürün / Hizmetlerin Pazarlama Süreçlerinin Yürütülmesi

§  Veri Sorumlusu Operasyonlarının Güvenliğinin Temini

§  Yetkili Kişi Kurum ve Kuruluşlara Bilgi Verilmesi

§  Yönetim Faaliyetlerinin Yürütülmesi

§  Ziyaretçi Kayıtlarının Oluşturulması Ve Takibi

 

2.3.       Kişisel Veri Kategorileri

Şirket tarafından aşağıda kategorize edilmiş kişisel verileriniz, Kanun’da ve ilgili mevzuatta yer alan kişisel veri işleme şartlarına uygun olarak işlenmektedir:

 

KİŞİSEL
VERİ KATEGORİZASYONU

AÇIKLAMA

Kimlik
Bilgisi

Ehliyet,
nüfus cüzdanı, ikametgâh, pasaport, avukatlık kimliği, evlilik cüzdanı gibi
dokümanlarda yer alan kişinin kimliğine dair tüm bilgiler ve unvan, plaka

İletişim
Bilgisi

Telefon numarası, adres, e-mail
gibi veri sahibiyle iletişim kurulmasına yönelik bilgiler

Özlük

Çalışanların özlük haklarının
oluşmasına temel olan kişisel veriler (kanunen ve işyeri politikaları gereği
özlük dosyasına girmesi gereken her türlü bilgi ve belge) Bordro bilgileri,
Disiplin soruşturması, İşe giriş belgesi kayıtları, Mal bildirimi bilgileri,
Özgeçmiş bilgileri, Performans değerlendirme raporları, iş sağlığı ve
güvenliği faaliyetleri kapsamında dağıtılacak KKD için alınan beden bilgisi,
kişilik ve liderlik testi sonuçları

Hukuki
İşlem

Hukuki alacak ve haklarımızın
tespiti, takibi ve borçlarımızın ifası ile kanuni yükümlülüklerimiz ve
şirketimizin politikalarına uyum kapsamında işlenen kişisel veriler

Müşteri
İşlem

Ticari faaliyetlerimiz ve bu
çerçevede iş birimlerimizin yürüttüğü operasyonlar neticesinde ilgili kişi
hakkında elde edilen ve üretilen bilgiler

İşlem
Güvenliği

Ticari faaliyetlerimizi
yürütürken teknik, idari, hukuki ve ticari güvenliğimizi sağlamamız için
işlenen kişisel verileriniz

Risk
Yönetimi

Ticari, teknik, idari risklerin
yönetilmesi için işlenen bilgiler

Fiziksel
Mekan Güvenliği

Fiziksel mekâna girişte, fiziksel
mekânın içerisinde kalış sırasında alınan kamera kayıtları gibi kayıtlar ve
belgelere ilişkin kişisel veriler

Finansal
Bilgi

Şirketimizin kişisel veri sahibi
ile kurmuş olduğu hukuki ilişkinin tipine göre yaratılan her türlü finansal
sonucu gösteren bilgi, belge ve kayıtlara ilişkin işlenen kişisel veriler,

Mesleki
Deneyim

Şirketimizin çalışanı olmak için
başvuruda bulunmuş veya ticari teamül ve dürüstlük kuralları gereği şirketimizin
insan kaynakları ihtiyaçları doğrultusunda çalışan adayı olarak
değerlendirilmiş veya Şirketimizle çalışma ilişkisi içerisinde olan
bireylerin tecrübelerine ilişkin veriler

Görsel ve
İşitsel Kayıtlar

Şirketimizde tutulan kamera
kayıtları, fotoğraf veya video kayıtlarına ilişkin veriler

Ceza Mahkûmiyeti
ve Güvenlik Tedbirleri

Adli sicil kaydıdır.

Sağlık

Kimliği
belirli veya belirlenebilir gerçek kişiye ilişkin her türlü sağlık
bilgisidir.

Özel
Nitelikli Veri

Kişilerin ırkı, etnik kökeni,
siyasi düşüncesi, felsefi inancı, dini, mezhebi veya diğer inançları, kılık
ve kıyafeti, dernek, vakıf ya da sendika üyeliği, sağlığı, cinsel hayatı,
ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili verileri ile özel nitelikli
kişisel veridir.

Yukarıda
sayılanların dışında özel nitelikli kişisel veri işlenmemektedir.

 

4.     KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENMESİNE İLİŞKİN İLKELER VE ŞARTLAR

3.1.   Kişisel Verilerin İşlenmesine İlişkin İlkeler

Şirket tarafından kişisel verileriniz, Kanun’un 4. maddesinde yer alan kişisel veri işleme ilkelerine uygun olarak işlenmektedir. Bu ilkelere her bir kişisel veri işleme faaliyeti açısından uyulması zorunludur:

·         Kişisel verilerin hukuka ve dürüstlük kurallarına uygun olarak işlenmesi; Şirket,kişisel verilerinizin işlenmesinde kanunlara, ikincil düzenlemelere ve hukukun  genel ilkelerine uygun olarak hareket eder; kişisel verileri işlenme amacı ile sınırlı olarak işlemeye ve veri sahiplerinin makul beklentilerini dikkate almaya önem verir.

·         Kişisel verilerin doğru ve güncel olması; Şirket tarafından işlenen kişisel verilerinizin güncel olup olmadığına, buna ilişkin kontrollerin yapılmasına dikkat edilir. Veri sahiplerine bu kapsamda doğru ve güncel olmayan verilerinin düzeltilmesini veya silinmesini isteme hakkı tanınır.

·         Kişisel verilerin belirli, açık ve meşru amaçlar için işlenmesi; Şirket, her bir kişisel veri işleme faaliyetinden önce veri işleme amaçlarını tespit eder ve bu amaçların hukuka aykırı olmamasına dikkat eder.

·        Kişisel verilerin işlendiği amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü olması; Şirket tarafından veri işleme faaliyeti toplama amacını gerçekleştirme için gerekli olan kişisel verilerle sınırlandırılmakta ve bu amaçla ilişkili olmayan kişisel
verilerin işlenmemesi için gerekli adımlar atılmaktadır.

·         Kişisel verilerin mevzuatın ya da işleme amaçlarının gerektirdiği süre kadar saklanması; Şirket tarafından kişisel veri işleme amacının ortadan kalkmasından sonra ya da mevzuatta öngörülen sürenin dolması ile birlikte
kişisel veriler silinmekte, yok edilmekte veya anonimleştirilmektedir.

3.2.   Kişisel Verilerin İşlenmesine İlişkin Şartlar

Şirket tarafından kişisel verileriniz, Kanun’un 5. maddesinde yer alan kişisel veri işleme şartlarından en az birinin varlığı
halinde işlenmektedir. Söz konusu şartlara ilişkin açıklamalar aşağıda yer almaktadır:

·         Kişisel veri sahibinin açık rızasının olması diğer veri işleme şartlarının var olmadığı durumlarda, 3.1. başlık altında yer verilen genel ilkelere uygun olarak, Şirket tarafından veri sahibinin kişisel verileri, veri sahibinin özgür iradesi ile kişisel veri işleme faaliyetine ilişkin yeterli bilgi sahibi olarak, tereddüde yer bırakmayacak şekilde ve sadece o işlemle sınırlı olarak onay vermesi halinde işlenebilmektedir.

·         Kişisel veri işleme faaliyetinin kanunlarda açıkça öngörülmesi halinde Şirket tarafından kişisel veriler, veri sahibinin açık rızası olmadan işlenebilecektir. Bu durumda Şirket, ilgili hukuki düzenleme çerçevesinde kişisel verileri işleyecektir.

·         Fiili imkânsızlık nedeniyle veri sahibinin açık rızasının elde edilememesi ve kişisel veri işlemenin zorunlu olması halinde, Şirket tarafından rızasını açıklayamayacak  durumda olan veya rızasına geçerlilik tanınamayacak olan veri sahibine ait kişisel veriler, veri sahibinin veya üçüncü bir kişinin hayatı veya beden bütünlüğünü korumak adına kişisel veri işlemenin zorunlu olması durumunda işlenecektir.

·        Kişisel veri işleme faaliyetinin bir sözleşmeninkurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması durumunda, veri sahibi ile Şirket arasında kurulan  veya halihazırda imzalanmış olan sözleşmenin taraflarına ait kişisel verilerin
işlenmesi gerekli ise kişisel veri işleme faaliyeti gerçekleştirilecektir.

·         Veri sorumlusu hukuki yükümlülüğünü yerine getirme için kişisel veri işleme faaliyeti yürütülmesinin zorunlu olması durumunda Şirket, yürürlükteki mevzuat kapsamında öngörülen hukuki yükümlülüklerini yerine getirme amacıyla kişisel verileri işlemektedir.

·         Veri sahibinin kişisel verilerini alenileştirmiş olması, veri sahibi tarafından herhangi bir şekilde kamuoyuna açıklanmış, alenileştirilme sonucu herkesin bilgisine açılmış olan kişisel veriler alenileştirme amacı ile sınırlı  olarak Şirket tarafından veri sahiplerinin açık rızası olmasa da işlenebilecektir.

·         Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için kişisel veri işlemenin zorunlu olması durumunda, Şirket
zorunluluk kapsamında veri sahiplerinin açık rızası olmaksızın veri sahibinin kişisel verilerini işleyebilecektir.

·         Veri sahibinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, veri sorumlusunun meşru menfaatleri için veri işlemenin zorunlu olması halinde, Şirket ile veri sahibinin menfaat dengesinin gözetilmesi şartıyla Şirket tarafından
kişisel veriler işlenebilecektir. Bu kapsamda, meşru menfaate dayanarak verilerin işlenmesinde Şirket öncelikle işleme faaliyeti sonucunda elde edeceği meşru menfaati belirler. Kişisel verilerin işlenmesinin veri sahibinin hak ve özgürlükleri üzerindeki olası etkisini değerlendirir ve dengenin bozulmadığı kanaatindeyse işleme faaliyetini gerçekleştirir.

3.3.   Özel Nitelikli Kişisel Verilerin İşlenmesine İlişkin Şartlar

Kanunun 6. maddesinde özel nitelikli kişisel veriler, sınırlı sayıda olacak şekilde belirtilmiştir. Bunlar; kişilerin ırkı, etnik
kökeni, siyasi düşüncesi, felsefi inancı, dini, mezhebi veya diğer inançları,kılık ve kıyafeti, dernek, vakıf ya da sendika üyeliği, sağlığı, cinsel hayatı,ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili verileri ile biyometrik ve genetik verileridir.

Şirket, özel nitelikli kişisel verileri Kişisel Verileri Koruma Kurulu tarafından belirlenen ilave tedbirlerin alınmasını sağlayarak aşağıdaki durumlarda işleyebilmektedir:

·        Sağlık ve cinsel hayat dışındaki özel nitelikli kişisel verilerin işlenmesi, veri sahibinin açık rıza vermesi halinde veya
kanunlarda açıkça öngörülmesi durumunda işlenebilmektedir.

·         Sağlık ve cinsel hayata ilişkin kişisel veriler, ancak kamu sağlığının korunması, koruyucu hekimlik, tıbbî teşhis, tedavi ve bakım hizmetlerinin yürütülmesi, sağlık hizmetleri ile finansmanının planlanması ve yönetimi amacıyla, sır saklama yükümlülüğü altında bulunan kişiler veya yetkili kurum ve kuruluşlar tarafından veri sahibinin açık rızası aranmaksızın
işlenebilmektedir.

Özel Nitelikli Kişisel Verilerin Korunması ve İşlenmesi Politikasına bakınız.

5.      KİŞİSEL VERİLERİN AKTARILMASI

Şirket,Kanun’un 8. ve 9. maddelerinde sıralanan ve Kişisel Verileri Koruma Kurulu tarafından belirlenmiş olan ilave düzenlemelere uygun olarak; kişisel verilerin aktarılması şartlarının bulunması durumunda kişisel verileri yurtiçinde veya
yurtdışına aktarabilmektedir.

·         Kişisel verilerin yurtiçinde üçüncü kişilere aktarımı, Kanun’un 5. ve 6. maddesinde yer alan ve işbu
Politika’nın 3. Başlığı altında açıklanmış olan veri işleme şartlarından en az birinin varlığı halinde ve veri işleme şartlarına ilişkin temel ilkelere uymak şartıyla kişisel verileriniz Şirket tarafından aktarılabilmektedir.

·         Kişisel verilerin yurtdışında üçüncü kişilere aktarımı, kişinin açık rızası olmadığı hallerde, Kanun’un 5. ve
6. maddesinde yer alan ve işbu Politika’nın 3. Başlığı altında açıklanmış olan veri işleme şartlarından en az birinin varlığı halinde ve veri işleme şartlarına ilişkin temel ilkelere uymak şartıyla Şirket tarafından kişisel
verileriniz yurtdışına aktarılabilmektedir.

Aktarımın yapılacağı ülkenin Kişisel Verileri Koruma Kurulu tarafından ilan edilecek güvenli
ülkelerden olmaması halinde, Şirket ve ilgili ülkedeki veri sorumlusunun
yeterli korumayı yazılı olarak taahhüt etmesi üzerine, Kişisel Verileri
Kurul’un bu işleme izin vermesi ile Kanun’un 5. ve 6. maddesinde yer alan veri
işleme şartlarından (bakınız Politika 3. Başlık) en az birinin varlığı halinde
kişisel veriler yurtdışında üçüncü taraflara aktarılabilmektedir.

Kanunun genel ilkeleri ile 8. ve 9. maddelerinde yer alan veri işleme şartları dahilinde Şirket, aşağıdaki tabloda kategorizasyonu yapılmış taraflara veri aktarımı gerçekleştirebilmektedir:

 

 

PAYLAŞILAN TARAF KATEGORİZASYONU

KAPSAM

AKTARIM AMACI

Kanunen Yetkili Kamu Kurumu ve Kuruluşları

Hukuken Şirket’ten bilgi ve belge almaya yetkili kamu kurum ve kuruluşlar

 

İlgili kamu kurum ve
kuruluşlarının bilgi talep etme amacıyla sınırlı olarak kişisel veri
paylaşımı

Özel Hukuk Gerçek/Tüzel Kişileri

Gerçek kişiler veya özel hukuk tüzel kişileri

 

Hizmetin sağlanabilmesi
amacıyla sınırlı ölçüde veri aktarılması

Tedarikçiler

Gerçek kişiler veya özel hukuk tüzel kişileri

 

Hizmetin
alınabilmesi amacıyla sınırlı ölçüde veri aktarılması

Herkese Açık

Sosyal Medya, Web Sitesi, Şirket görsel/basılı
yayınları

İlgili
kişinin onayı olması halinde belirtilen amaçlarla sınırlı ölçüde veri
paylaşımı

Yurtdışı

Mal /
hizmet satış süreçlerinin yürütülmesi ve müşteri ı̇lişkileri
yönetimi süreçlerinin yürütülmesi amaçlarıyla, yurtdışı gümrükleme,
fatura, irsaliye işlemleri, tedarikçi ve müşteri bilgi formlarının
doldurulması sırasında, tedarikçi yetkilisi, tedarikçi çalışanı, müşteri
yetkilisi bilgileri yurtdışı müşteriye aktarılabilmektedir.

İlgili kişinin onayı olması halinde
belirtilen amaçlarla sınırlı ölçüde veri paylaşımı

 

Şirket veri aktarımını aşağıdaki amaçlarla ve hukuki sebeplere dayalı olarak gerçekleştirmektedir;

 

Amaçlar

 

§  Çalışanlar İçin İş Akdi ve Mevzuattan Kaynaklı Yükümlülüklerin Yerine Getirilmesi

§  Çalışanlar İçin Yan Haklar ve Menfaatleri Süreçlerinin Yürütülmesi

§  Denetim / Etik Faaliyetlerinin Yürütülmesi

§  Eğitim Faaliyetlerinin Yürütülmesi

§  Faaliyetlerin Mevzuata Uygun Yürütülmesi

§  Finans ve Muhasebe İşlerinin Yürütülmesi

§  İletişim Faaliyetlerinin Yürütülmesi

§  İş Sağlığı / Güvenliği Faaliyetlerinin Yürütülmesi

§  Mal / Hizmet Satın Alım Süreçlerinin Yürütülmesi

§  Mal / Hizmet Satış Süreçlerinin Yürütülmesi

§  Müşteri İlişkileri Yönetimi Süreçlerinin Yürütülmesi

§  Sözleşme Süreçlerinin Yürütülmesi

§  Ürün / Hizmetlerin Pazarlama Süreçlerinin Yürütülmesi

§  Yetkili Kişi, Kurum ve Kuruluşlara Bilgi Verilmesi

 

Hukuki Sebepler

 

1.     Kişisel veri işleme faaliyetinin kanunlarda açıkça öngörülmesi

2.     Kişisel veri işleme faaliyetinin bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması

3.     Veri sorumlusu hukuki yükümlülüğünü yerine getirme için kişisel veri işleme faaliyeti yürütülmesinin zorunlu olması

4.     Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması  için kişisel veri işlemenin zorunlu olması

5.     Veri sahibinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, veri sorumlusunun meşru menfaatleri için veri işlemenin zorunlu olması

 

6.     VERİSAHİPLERİNİN AYDINLATILMASI VE VERİ SAHİPLERİNİN HAKLARI

Kanunun 10. maddesine göre kişisel verilerin işlenmesinden önce veya en geç kişisel verilerin işlenmesi anında, veri sahiplerinin kişisel veri işlenmesine ilişkin aydınlatılmaları gerekmektedir.  İlgili madde gereğince veri sorumlusu sıfatıyla Şirket tarafından kişisel veri işleme faaliyetinin yürütüldüğü her durumda veri sahiplerinin aydınlatılmasını sağlamak üzere şirket içi gerekli yapı oluşturulmuştur. Bu kapsamda;

·       Kişisel verilerinizin işlenme amacı için lütfen Politika’nın 2.2. bölümünü inceleyiniz.

·       Kişisel verilerinizin aktarıldığı taraflar ve aktarım amacı için lütfen Politika’nın 4.
Bölümünü inceleyiniz.

·       Fiziki veya elektronik ortamlarda farklı kanallarla toplanabilen kişisel verilerinizi
işlenmesine ilişkin şartları incelemek için lütfen Politika’nın 3.2 ve 3.3.
bölümüne bakınız.

·       Veri sahibi olarak Kanun’un 11. maddesi uyarınca aşağıdaki haklara sahip olduğunuzu
belirtmek isteriz:

    Kişisel verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme,
     Kişisel verileriniz işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
     Kişisel verilerinizin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
     Yurtiçinde veya yurt dışında kişisel verilerinizin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,
     Kişisel verilerinizin eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde bunların düzeltilmesini isteme ve bu kapsamda yapılan işlemin kişisel verilerinizin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
     Kanun’a ve ilgili diğer kanun hükümlerine uygun olarak işlenmiş olmasına rağmen,işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması hâlinde kişisel verilerin silinmesini veya yok edilmesini isteme ve bu kapsamda yapılan işlemin kişisel verilerinizin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
     İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle aleyhinize bir sonucun ortaya çıkması durumunda buna itiraz etme,
     Kişisel verilerinizin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğramanız hâlinde zararın giderilmesini talep etme.

 

Yukarıda sıralanan haklarınıza yönelik başvurularınızı, https://www.cahan.com.tr/ den ulaşabileceğiniz Veri Sahibi Başvuru Formu’nu doldurarak Şirketimize iletebilirsiniz.  Talebinizin niteliğine göre en kısa sürede ve en geç otuz gün içinde başvurularınız ücretsiz olarak sonuçlandırılacaktır; ancak işlemin ayrıca bir maliyet gerektirmesi halinde Kişisel Verileri Koruma Kurulu tarafından belirlenecek tarifeye göre tarafınızdan ücret talep edilebilecektir. Şirket, başvuruların değerlendirilmesi sırasında öncelikle talepte bulunan kişinin gerçek hak sahibi olup olmadığını tespit etmektedir. Bununla birlikte Şirket gerek gördüğü durumlarda talebin daha iyi anlaşılabilmesi için detaylı ve ek bilgi isteyebilmektedir.

Şirket tarafından veri sahibi başvurularına yanıtlar, yazılı olarak veya elektronik ortamda veri sahiplerine bildirilmektedir. Başvurunun reddedilmesi halinde ret nedenleri gerekçeli olarak veri sahibine açıklanacaktır. Kişisel verilerin doğrudan veri sahibinden elde edilmemesi halinde; Şirket tarafından (1) kişisel verilerin elde edilmesinden itibaren makul bir süre içerisinde, (2) kişisel verilerin veri sahipleri kişi ile iletişim amacıyla kullanılacak olması durumunda, ilk iletişim kurulması esnasında, (3) kişisel verilerin aktarılacak olması halinde, en geç kişisel verilerin ilk kez aktarımının yapılacağı esnada veri

sahiplerinin aydınlatılmasına ilişkin faaliyetler yürütülmektedir.

 

7.     KİŞİSEL VERİLERİN SİLİNMESİ, YOK EDİLMESİ, ANONİM HALE GETİRİLMESİ

Kanun’un 7. maddesi gereğince hukuka uygun olarak işlenmiş olmasına rağmen, işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması hâlinde kişisel veriler tarafından resen veya veri sahibinin talebi üzerine Şirket, Kurum tarafından yayımlanan rehberlere uygun olarak siler, yok eder veya anonim hâle getirir.

 8.     KANUN KAPSAMI VE UYGULANMASINA İLİŞKİN KISITLAMALAR 

Aşağıda belirtilen durumlar Kanun kapsamı dışındadır:

       Kişisel verilerin, üçüncü kişilere verilmemek ve veri güvenliğine ilişkin yükümlülüklere uyulmak kaydıyla gerçek kişiler tarafından tamamen kendisiyle veya aynı konutta yaşayan aile fertleriyle ilgili faaliyetler
kapsamında işlenmesi.

       Kişisel verilerin resmi istatistik ile anonim hale getirilmek suretiyle araştırma,planlama ve istatistik gibi amaçlarla işlenmesi.

       Kişisel verilerin millî savunmayı, millî güvenliği, kamu güvenliğini, kamu düzenini, ekonomik güvenliği, özel hayatın gizliliğini veya kişilik haklarını ihlal etmemek ya da suç̧ teşkil etmemek kaydıyla, sanat, tarih, edebiyat veya bilimsel amaçlarla ya da ifade özgürlüğü kapsamında işlenmesi.

       Kişisel verilerin millî savunmayı, millî güvenliği, kamu güvenliğini, kamu düzenini veya ekonomik güvenliği sağlamaya yönelik olarak kanunla görev ve yetki verilmiş̧ kamu kurum ve kuruluşları tarafından yürütülen önleyici,
koruyucu ve istihbari faaliyetler kapsamında işlenmesi.

        Kişisel verilerin soruşturma, kovuşturma, yargılama veya infaz işlemlerine ilişkin olarak yargı makamları veya infaz mercileri tarafından işlenmesi.

Aşağıda sayılan durumlarda Şirket tarafından veri sahiplerine aydınlatma yapılması gerekmemektedir ve veri sahipleri, zararlarının giderilmesine ilişkin hakları hariç olmak üzere, Kanun’da belirtilen haklarını kullanamayacaklardır:

       Kişisel veri islemenin suç̧ işlenmesinin önlenmesi veya suç̧ soruşturması için gerekli olması.

       İlgili kişinin kendisi tarafından alenileştirilmiş̧ kişisel verilerin işlenmesi.

       Kişisel veri işlemenin kanunun verdiği yetkiye dayanılarak görevli ve yetkili kamu kurum ve kuruluşları ile kamu
kurumu niteliğindeki meslek kuruluşlarınca, denetleme veya düzenleme görevlerinin yürütülmesi ile disiplin soruşturma veya kovuşturması için gerekli olması.

       Kişisel veri işlemenin bütçe, vergi ve mali konulara ilişkin olarak Devletin ekonomik ve mali çıkarlarının
korunması için gerekli olması.

  EK-1: TANIMLAR

TANIM

 

Kişisel Veri

Kimliği belirli veya belirlenebilir
gerçek kişiye ait her türlü bilgidir.

Özel Nitelikli Kişisel Veri

Irka, etnik kökene, siyasi düşüncelere, felsefi inanca, dine,
mezhebe veya diğer inançlara, kılık ve kıyafete, dernek, vakıf ya da sendika
üyeliklerine, sağlığa, cinsel hayata, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik
tedbirlerine ve biyometrik verilere ilişkin verileri ifade etmektedir.

Kişisel
Sağlık Verisi

Kimliği belirli
veya belirlenebilir gerçek kişiye ilişkin her türlü sağlık bilgisi.

Veri
sahibi/ İlgili Kişi

Kişisel
verisi işlenen gerçek kişi

Kişisel Verilerin İşlenmesi

Kişisel verilerin tamamen veya kısmen
otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla
otomatik olmayan yollarla elde edilmesi, kaydedilmesi, depolanması, muhafaza
edilmesi, değiştirilmesi, yeniden düzenlenmesi, açıklanması, aktarılması,
devralınması, elde edilebilir hâle getirilmesi, sınıflandırılması ya da
kullanılmasının engellenmesi gibi veriler üzerinde gerçekleştirilen her türlü
işlemdir.

Açık Rıza

Belirli bir
konuya ilişkin, bilgilendirilmeye dayanan ve özgür iradeyle açıklanan rıza

Veri Sorumlusu

Kişisel verilerin işleme amaçlarını ve
vasıtalarını belirleyen, veri kayıt sisteminin kurulmasından ve
yönetilmesinden sorumlu olan gerçek veya tüzel kişi

 Veri İşleyen

Veri sorumlusunun verdiği yetkiye dayanarak onun adına kişisel
veri işleyen gerçek ve tüzel kişi

Kişisel Veri İşleme Envanteri

Veri sorumlularının iş süreçlerine
bağlı olarak gerçekleştirmekte olduğu Çahan Tekstil
’in kişisel verileri işleme faaliyetlerini; kişisel verileri işleme
amaçları, veri kategorisi, aktarılan alıcı grubu ve veri konusu kişi grubuyla
ilişkilendirerek oluşturduğu ve kişisel verilerin işlendikleri amaçlar için
gerekli olan azami süreyi, yabancı ülkelere aktarımı öngörülen kişisel
verileri ve veri güvenliğine ilişkin alınan tedbirleri açıklayarak
detaylandırdıkları envanter

KVK Kanunu

24 Mart 2016 tarihli ve 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması
Kanunu

Anayasa

2709 sayılı Türkiye Cumhuriyeti Anayasası

KVK Kurulu

Kişisel Verileri Koruma Kurulu Kurumu

KVK Kurumu

Kişisel Verileri Koruma Kurumu

Politika

Çahan Kişisel Verilerin İşlenmesi ve Korunması
Politikası

Şirket
/ Çahan

Çahan Tekstil San. Ve Tic. A. Ş.  

İş Ortakları

Şirket’nin ticari faaliyetleri çerçevesinde
sözleşmesel ilişkiler kapsamında ortaklık kurduğu kişiler.

 

EK 2:

VERİ ALICI
GRUPLARI

Kanunen
Yetkili Kamu Kurumu ve Kuruluşları

Hukuken Şirket’ten bilgi ve belge almaya yetkili kamu kurum ve kuruluşlardan; Sgk Gib Maliye Bölge Çalışma Sanayi ve Ticaret İl Müdürlüğü Ticaret Sicil Müdürlüğü Tso Sanayi bölge müdürlükler, Tse Çsgb İşkur İbys Tüik Noter Vergi Dairesi Kolluk Kuvvetleri Ticaret Sicil Müdürlüğü

 

Gerçek
Kişiler ve Özel Hukuk Tüzel Kişileri

Müşteriler

Tedarikçiler

Bilişim Şirketleri Nakliye Şirketleri Mali Müşavirlik Türk Kep Sigorta şirketi Seyahat Acentaları Avukat / Danışman Banka Denetim Şirketleri Eğitim Şirketleri Mali Müşavirlik Eğitim Kuruluşları Kargo

Şirketleri Servis Şirketi Yetkili VizeŞirketi Belgelendirme kuruluşları